In SchoolTool groups are used to model some default roles in a school as well as allowing a wide variety of custom groups to be created to suit local needs.

V SchoolTool 2008.4, novo nainštalovaný SchoolTool server je prednastavený aby nebol prístupný cez sieť. Ďaľšie kroky pre povolenie prístupu z iných počítačov sú popísane nižšie. Pravdepodobne zmeníme toto fungovanie v budúcom vydaní, aby bolo viac zhodné s očakávania mi použivatelov.

SchoolTool úmožňuje prispôsobiť údaje, ktoré sa budú ukladať o každej osobe. Ak používame SchoolTool ako hlavný školský informačný systém, môžeme si osobné údaje prispôsobiť podľa toho ako ich vyžaduje štát, zriaďovateľ a podobne.

Kontaktné informácie – mená rodičov, adresy, telefónne čísla, email, atď. – sa ukladajú samostatne.

Ak sme na škole zároveň učiteľom, nemali by sme používať účet “manager” na bežnú právu v systéme SchoolTool, ako napríklad známkovanie a evidenciu dochádzky. Je potrebné aby sme si pre seba vytvorili nový účet v kategórii učiteľa (teacher). Prihlásime sa ako “manager”, v hornej časti klikneme na odkaz Spravovať, a potom klikneme na Osoby: